Ha mindenki felelős, akkor valójában senki sem az.
Munkakörök és KPI rendszer kialakítása
A legtöbb webshopban a munkakörök és felelősségi körök nincsenek pontosan meghatározva. Ez nemcsak belső feszültségekhez vezet, hanem ahhoz is, hogy a vezető nem látja, kiért felelős, és kihez köthető az eredmény. A munkakörök és KPI-rendszer kialakítása egy tiszta, átlátható struktúrát ad, amelyben mindenki tudja, mi a dolga – és mérhetővé válik, hogy hogyan teljesít.
Előnyök
Miért jó ez neked?
Világos felelősségek
Mindenki pontosan tudja, miért felel, így gyorsabb a végrehajtás és kevesebb a konfliktus.
Mérhető teljesítmény
Objektív KPI-ok alapján értékelhető a csapat, így könnyebb döntéseket hozni.
Nagyobb motiváció
A munkatársak látják, hogyan járulnak hozzá a célokhoz, ami növeli az elkötelezettséget.
Egy gyorsan növekvő e-kereskedelmi cégben elkerülhetetlen, hogy a csapat és a feladatok egyre komplexebbé váljanak.
Azonban ha a felelősségi körök nincsenek jól lefektetve, az alábbi problémák jelennek meg:
Nincsenek tisztázva a feladatok
A napi feladatok összeakadnak, és mindenki másra mutogat, ha gond van.
Munkaköri duplikációk
A munkaköri duplikációk miatt többen ugyanazt a feladatot végzik – vagy éppen senki sem.
Objektív értékelés hiánya
A vezető nem tudja objektíven értékelni, hogy ki mennyire teljesít.
KPI-ok hiánya
Nincsenek világos mérőszámok (KPI-ok), amelyek alapján eldönthető, hogy egy kampány, folyamat vagy munkakör sikeres volt-e.
Ügyfelünkkel történt
Egy ügyfelünknél például a marketingcsapat három tagja egyszerre kezelt hirdetéseket, de senki sem volt igazán felelős a megtérülésért. Az eredmény: sok költés, kevés profit. A KPI-rendszer bevezetése után egyetlen személy kapott világos felelősséget és mérőszámokat, a költések hatékonysága pedig 35%-kal nőtt.
A szolgáltatás célja, hogy
A szervezet világosan strukturált legyen és minden munkakörhöz konkrét, mérhető elvárások kapcsolódjanak.
A folyamat során:
Feltérképezzük a jelenlegi struktúrát
Megnézzük, hogyan működik most a csapat, hol vannak duplikációk, átfedések vagy hiányzó szerepkörök.
Újratervezzük a munkaköröket
Tiszta felelősségi köröket és feladatleírásokat készítünk minden kulcspozícióhoz.
Kialakítjuk a felelősségi mátrixot
A RACI-modell alapján meghatározzuk, hogy ki dönt, ki hajt végre, ki ellenőriz, és ki értesül a folyamatokról.
Munkakörökhöz kötött KPI-rendszert hozunk létre
Minden szerepkörhöz mérhető felelősségi mutatót rendelünk (pl. marketing → ROAS, ügyfélszolgálat → válaszidő, logisztika → szállítási pontosság).
Az eredmény: egy átlátható szervezet, amelyben mindenki pontosan tudja, mit várnak el tőle, és objektíven mérhető, hogyan teljesít.
Hogyan dolgozunk?
A munkakör- és KPI-rendszer kialakítása során nem egyszerűen új címkéket adunk a meglévő pozícióknak, hanem újratervezzük a szervezet működésének alapját.
Ez egy alapos, lépésről lépésre haladó folyamat:
Discovery interjúk és dokumentumelemzés
Áttekintjük a meglévő munkaköri leírásokat, folyamatokat, hogy lássuk hol akad el a működés.
Jelenlegi kommunikációs vonalak feltérképezése
Megvizsgáljuk a belső kommunikációs csatornákat, az információáramlás sebességét és pontosságát.
Munkaköri duplikációk és hiányok azonosítása
Részletesen feltérképezzük, hol végzik többen ugyanazt a feladatot, illetve hol nincsen felelős kulcsfontosságú folyamatokra.
Kompetencia-elemzés és tehetségfelmérés
Felmérjük az egyes munkatársak valós képességeit, tapasztalatait és fejlődési potenciálját.
Új szerepkörök és felelősségi mátrix megtervezése
A RACI-modell alapján pontosan lefektetjük, hogy egy adott folyamatban ki dönt, ki hajt végre, ki ellenőriz és kit kell értesíteni.
KPI-rendszer kialakítása
Minden munkakörhöz hozzárendelünk mérhető mutatókat és reális célértékeket.
Átállási ütemterv és változásmenedzsment
Kidolgozzuk, hogy az új struktúra bevezetése hogyan történjen meg. Meghatározzuk a kritikus átállási pontokat, a szükséges képzéseket és a kommunikációs tervet.
Monitoring rendszer és finomhangolás
Folyamatos monitoring rendszert alakítunk ki az új struktúra működésének mérésére. Az első 3 hónapban rendszeres felülvizsgálatot és finomhangolást végzünk.
Várható eredmények
A munkakör- és KPI-rendszer kialakítása után a céged működése sokkal rendezettebb, mérhetőbb és kiszámíthatóbb lesz.
Átláthatóság
Minden munkatárs pontosan tudja, mi a feladata, és nem alakulnak ki „szürkezónák”, ahol mindenki azt gondolja, hogy más felelős. Ez azonnal csökkenti a belső feszültségeket és gyorsítja a munkát.
Számonkérhetőség
Ha probléma van, egyértelmű, kihez kell fordulni, és kitől várható megoldás. Ez nem hibakeresésről szól, hanem arról, hogy mindenki tisztán lássa a szerepét.
Mérhetőség
A vezető végre objektív számok alapján láthatja, hogy egy munkatárs vagy egy csapat hogyan teljesít. Ez megszünteti a „megérzések” alapján történő értékelést.
Teljesítményjavulás
A KPI-ok motivációt és keretet adnak a munkatársaknak. Tudják, hogy mit várnak el tőlük, és azt is, hogy hogyan mérik a teljesítményüket.
Vezetői tehercsökkenés
Mivel a KPI-ok objektíven mutatják az eredményeket, a mikromenedzsment helyett a vezető stratégiai feladatokra koncentrálhat.
Skálázhatóság
Egy tiszta struktúrában bármikor felvehetsz új munkatársakat, mert pontosan tudod, milyen szerepkörökre van szükséged, és milyen eredményeket kell produkálniuk.
Egy jól felépített KPI-rendszer tehát nem adminisztratív eszköz, hanemüzleti biztosíték arra, hogy a növekedés nyereséges és kontrollálható maradjon.
Gyakorlati részletek
Időtáv
3–4 hét, amely magában foglalja a felmérést, az új struktúra kidolgozását és a KPI-rendszer kialakítását.
Eredménytermék
Részletes szervezeti struktúra (ábrával), munkaköri leírások, KPI- és felelősségi mátrix.
Kinek ajánljuk?
Tulajdonosok, ügyvezetők és operatív vezetők, akik szeretnék, ha a csapatuk átláthatóbban és mérhetőbben működne.
Gondoltad volna?
Egy szervezet olyan, mint egy zenekar. Ha mindenki saját dallamot játszik, káosz lesz. A munkakörök és KPI-ok olyanok, mint a kották és a karmesteri jelzések: mindenki tudja, mikor kell belépnie, milyen hangon kell játszania, és hogyan illeszkedik a közös műbe.